経理処理や会計業務を行う上で、一番注意する必要があるのが現金管理です。
最近は、クラウド会計が普及しているため、銀行預金の取引や売掛金、買掛金の管理及び記帳が半自動化され楽になっていますが、現金管理と現金出納帳への記帳だけは自動化が難しく、毎日の記録やレシートの管理、現金残高の確認などが必要とされます。
経理処理や会計という業務は、直接売り上げや利益につながるところでもないため、できればそういう所にかける時間や労力、費用に関しては、できるかぎり減らせないものかと思うところです。
現金勘定をなくそう！
現金管理を楽にする方法としては、現金勘定そのものをなくしてしまう方法があります。つまり、現金を使わないようにすることです。
日々の支払いをできるだけクレジットカードや電子マネーを使うことで、現金勘定をなくすことが可能になります。
クラウド会計を使うと、クレジットカードや電子マネーの使用履歴は自動的に取込むことができるため、レシートを見ながら一つ一つ会計ソフトに仕訳入力するような作業を大きく減らすことができます。
また、クレジットカード等の購入履歴は、遅くても購入した日から数日で反映されるため、ほぼリアルタイムでの記帳も可能です。
クレジットカードや電子マネーは会社名義でないと使えない？
クレジットカードや電子マネーに関して、会社名義のクレジットカード等を作らなければいけないということもありません。
クラウド会計ソフトを使って、日々の経費の支払いを自動化しようとする場合、個人名義のクレジットカード等でも使用履歴を取り込むことが可能です。
会社の経費支払用の個人名義のクレジットカードを用意できればいいということです。
ただ、カードの引落口座は個人口座になってしまうため、引落口座に引落される金額分を会社の口座から振り込むことになります。
どうしても現金での支払いがでてしまう場合
クレジットカードや電子マネーだけでは、どうしても支払いができない場面もあります。お店がクレジットカードの支払いに対応していないときです。
その場合には、現金を使うことになってしまいます。ですが、現金勘定を廃止しているので現金での処理ができません。
そのようなときは、未払金や役員等借入金の勘定を使います。レシートの仕訳入力は必要となります。
立て替えられた支払いの清算は後日対応するようにします。従業員の場合には、経費精算として給与の支払日など、決まった日にちに口座に振り込むなどで対応する方法もあります。
クラウド会計ソフトのMFクラウド会計には、MFクラウド経費という機能もあり、経費精算に係る労力や業務を楽にできるようにもなっています。
もういっそ経理、会計処理は会社でやりたくない
クラウド会計ソフトのメリットとして、会計事務所や記帳代行業者とリアルタイムでの共有が可能な点があります。
現金での取引がなくなれば、会社で仕訳入力をする作業をほとんどなくすことが可能なので、クラウド会計ソフトへの取引データの取込み等をしておけば、あとは、会計事務所や記帳代行業者の人に会社まで来てもらうこともなく、帳簿の細かい入力や調整等をしておいてもらうことが可能になるので、会社としてはほとんどなにもせず、リアルタイムで試算表や会計帳簿が出来上がっているという状態に持っていくことができる場合もあります。
ただ、その場合には依頼している会計事務所や記帳代行業と、どうやって経理業務を減らしていくか打合せをした上で行った方がいいと思います。
