電子帳簿保存法とクラウド会計

クラウド会計ソフトの多くは電子帳簿保存法に対応しています。
例えば、ＭＦクラウド会計などです。
電子帳簿保存法とは、領収書や請求書などの税法上で保存を義務付けられている書類の一部をスキャナで保存することが可能になるものです。

つまり、紙での保存が必要なくなるため、領収書を綴じたりする作業や年々増えていく書類の山から解放されることも可能になりました。

電子帳簿保存法とは

領収書や請求書などの国税関係書類の保存をデータで保存するための法律です。
以前から、この法律はありましたが、要件が厳しいこともあり、あまり普及していませんでした。

しかし、2016年1月1日から電子帳簿保存法が改正され、要件が緩和されたことにより、「ＭＦクラウド会計」などのクラウド会計ソフトが対応するようになってきました。

今回の改正によって、一定の要件の下領収書などを全てスキャナで保存することが可能になりました。

以前は、「記載された金額が3万円未満のものに限りスキャナ保存の対象」という要件があったため、スキャナで保存したり、書類で保存したりと保存の仕方が混在していたため、使いにくくなっていました。
しかし、今回の改正で、金額に関係なくすべての書類をスキャナ保存ができることになりました。

電子帳簿保存のための要件

スキャナ保存の対象が広がっため、以前よりも使いやすくなったとはいえ、まだまだ細かい要件が必要となっています。

1. 決算関係の帳簿及び書類の電子保存は認めらていない

保存できる書類は、決算に関係しない領収書、請求書、契約書等の書類となっています。

2. 事務処理の仕方

パソコンへの会計入力などの作業を、領収書を受け取ってから、1週間以内に処理する。または、１ヶ月分を翌月の第一週までに処理をするなどのサイクルに沿って業務を行っていくなど、事務処理の仕方に一定の要件があります。

3. スキャナの条件

解像度が200dpi、赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）であることなどの要件があります。
（領収書等の重要書類以外の見積書や注文書に関してはグレースケールでの保存も認められている。）
他にも、一定の要件を満たすタイムスタンプの記録が必要であったります。

4. 帳簿とスキャナで保存した書類との関係性

帳簿に記載してある内容と、その記載と関連のある領収書などをスキャナで取ったデータが確認できるようにしておく必要があります。

5. 届出書の提出が必要

電子帳簿保存法に合わせて、スキャナで書類を保存するためには、税務署への申請書の提出が必要になります。
申請書の提出期限は、書類を電子保存しようとする３か月前の日までに提出する必要があります。

ＭＦクラウド会計と電子帳簿保存

ＭＦクラウド会計では、仕訳に直接スキャナで保存した領収書などのデータを添付できるようになっています。
これによって、帳簿の記載内容と領収書の確認が画面できるようになっています。

そして、ＭＦクラウド会計等のクラウド会計ソフトと電子帳簿保存法との相性がいいところは、データの保存がクラウド上でできる点です。

パソコンや会社のサーバー等が震災等で壊れても、データは別の場所（クラウド）で保存されているため、なくなってしまう心配がありません。
書類がなくなりデータだけになるということは、データの記録媒体が破損したらすべて消えてしまうことになりますから、クラウドというサービスを使うことは有効な手段だと思います。