その作業、自動化できるかもしれません
長年、全く同じ作業をしているルーチンワークはありませんか？
特に経理業務は、何かしらの業務運営上の変更がなければ、毎年・毎月、同じ作業の繰り返しです。
例えば書類作成時、業務によって担当者名や文言などを変更したり、印刷する資料は業務の種類によって必要な資料が増えたり、セルの色を変えたり、シートを追加したりなど。
または、郵送書類を送るたびに毎回手書きで封筒を用意したり、Wordで作った送付状も全て手入力で変更箇所を書き換えたり。
この時点で、ある程度パソコンスキルが身に付いている方であれば理解できると思います。
そうです。これらの作業は、Microsoft officeのExcelやデータベースソフトAccessで全て、自動化できるものがほとんどなのです。
もし読者のあなたがこの事実だけで驚かれたのであれば、おそらく今のあなたの想像以上に、ExcelとAccessの可能性に更に驚くことになると思います。
ツールを作ったら、仕事がなくなった
私がExcelを使って仕事をするようになった頃。
毎日Excelの機能に驚かされながら仕事をしていました。
当時の自分に任されていた仕事をなるべく自動化できるように、Excelでツールを作りながら、仕事を進めていきました。
やはりExcelの勉強を始めた頃は、関数の式のミスやセルの参照ミスなどで、なかなか資料が出来上がらなかったり、普通に作業をしていれば間違えるはずのない箇所について、上司に指摘され、怒られたりしていました。
しかし、作業用ツールが完成した瞬間に、それ以降の作業は驚くほど簡略化しますし、さらに、完成する資料や集計データにミスがなくなります。
毎回2〜3時間かけて行っていた作業が、たった10分で完了してしまった時は、嬉しすぎて自分の能力を初めて尊敬した瞬間だったと思います。
それからも、あらゆる作業用ツールをExcelで作っていたら、いつの間にか自分が担当する業務はほぼ午前中で終わってしまう状況になってしまいました。
入社数ヶ月目の新人で一般事務の仕事とはいえ、さすがに仕事がなくなったことに焦り、しばらくは先輩や上司に対して社内営業をし、仕事をもらっていました。
複雑なツールになるなら作らない方がよい
作業を自動化するにしても、複雑な作業用ツールにしてしまわないよう、注意が必要です。
なぜなら、Excelが得意な方であれば問題ないかもしれませんが、そうでない人がその作業の担当になった場合、イレギュラーな作業が発生した場合に、そのExcelのツールを使いこなすことができず、機能しなくなる可能性があるからです。
全員が利用できるツールこそ最高のツール
Excelを駆使すれば、あらゆるルーチンワークは自動化できます。
しかし、効率化を求めるあまり、返って非効率になってしまうこともあるのです。
Excelで作業用ツールを作り、自動化を図るにしても、一緒に働く人のパソコンスキルも考慮する必要があります。
みんなが使えるツールこそ、最高のツールなのです。
